住所録作成とは
どんなビジネスにおいても顧客（クライアント）というものは存在します。どの年齢層、性別、居住エリア、趣向など、顧客には様々な要素の区分が存在し、それを把握し、管理することにより傾向を導き出さなければなりません。これは単なるカンや経験だけではできないものです。もしそうしているのであれば、広い海の上を海図もコンパスも持たずに航海しているようなものです。住所録とはそうしたツールの1つであり、傾向の洗い出し、新商品開発の方向性決定や予測の裏付け、リピート率の向上などに非常に役立つツールです。どんなビジネスをするにせよ、顧客の住所録は必ず作成するようにしましょう。そして、それを有効に活用すれば、今後の方向性に迷うことは少なくなるはずです。
住所録作成を始める初心者の基本
まず、住所録とは「名前」「住所」だけを入れたものではないということを理解しておきましょう。初心者の方に「住所録を作って」と言うと、「名前」「住所」「電話番号」あたりまで入れて出来上がりと思ってしまうものです。これでは住所録は何の意味も持ちません。なぜそうなってしまうかというと、「住所録を作成する意味を理解していない」ということが原因となります。先述の通り、住所録は傾向の洗い出しや新商品開発、リピート率の向上などに役立てなければなりません。そうすると住所だけで管理など出来るものではありません。住所録の作成とは、今後の営業戦略上重要となるツールであることを認識し、ことあるごとにここから情報を得るための重要なものであると認識しましょう。
住所録作成の初心者が始める前に必要な基礎知識
住所録の重要性については先述の通りですが、初心者の方が作成を始めるにあたって以下の点を押さえていただきたいと思います。まず、作成にあたってはエクセルを使用しましょう。もし専用ソフトがあるのであればそれを使っても構いませんが、項目の自由度で考えてもここではエクセルを使った作成について解説していきます。また、住所録のデータは開封パスを設定し、誰でも閲覧できる状態にしないようにしましょう。このデータは個人情報が詰まった重要なデータとなります。そのため、何かしらの原因で流出することを防ぐ必要があります。そして、編集パスも別のもので設定し、改ざんが行えないようにもしましょう。重要なデータの取り扱いの基本ですので、必ず守ってください。
住所録作成を始める際に必要なもの
住所録を作成する際に必要なものは、「氏名」「住所」「連絡先」などの基本情報をはじめ、「年齢」「性別」「勤務先」「雇用形態」などの性質情報、「購入商品」「購入日」などの履歴情報が最低限必要となります。もちろん、これ以外にも「営業担当者」「トラブル履歴」なども入れておき、有事に参考となるであろう情報をできる限り入れておくようにします。また、それぞれの情報はグループに分けておくのがおすすめです。例えば住所から「◯◯区」なら抽出は容易ですが「△△校区」などは住所から抽出するのは大変です。この場合、住所と近いところに「校区エリア」という項目を作り、該当する校区を入れておくようにします。このように、必要になるであろう検索方法を考え、検索が容易になる項目を作っておくと便利です。
住所録作成の初心者が簡単に始める方法・手順
初心者の方がいざ作成を始める時、まずはエクセルの新規シートを開き、必要な項目を入力するところから始めましょう。最初は思いつくまま全て入力していき、先述の「基本情報」「性質情報」「履歴情報」に分類して並び替えます。この時、項目は3段目に入力し、基本情報などの分類名は2段目にすると分けやすくなります。そして、1段目には数式「SUBTOTAL」を入れます。これは、抽出した際に何件ヒットするかや金額はいくらになるかを一目でわかるようにするために必要となります。後からつけることも可能ですが、できることなら最初からこのように作成しておくとデータがすっきりまとめやすくなるので、初心者の方にはおすすめします。ある程度項目が固まったら、いよいよ各顧客の情報を入力します。
住所録作成の初心者が上達するためのコツ
項目が出来上がれば顧客情報の入力に移るわけですが、ここで再確認することがあります。それは、本当にこの項目で足りるのかということです。項目を入力していると、だんだんどの項目が必要になるのかがわからなくなりがちです。そこで、入力前に再度、どういった検索をするだろうかということをシュミレーションします。これは、できれば他の人の意見も聞いてみていただきたいのですが、せっかく入力しても不足項目があれば追加で入力する必要が発生するため大切な作業になるのです。それでも使っていくうちに必要と思われる項目は出てくるものです。その手間を少しでも軽減するためにも、この再確認作業は非常に大切なのです。基本となる項目の作成はしっかりしておきましょう。
住所録作成に初めて挑戦する人へのアドバイス
いざ入力となった時、一番時間がかかる行程がここになります。膨大な顧客情報を入力するのですから、なるべく手間を省くことを心がけましょう。まず、入力するデータを整理します。入力時に一番面倒なのは「住所入力」です。いちいち最初から全て入力していると終わりが見えませんので、できるだけ詳細エリアまで順序に並べます。そうすることで最初の顧客を入力した時、以下にはコピペするだけで途中までの入力は省略できるわけです。初心者の方には特におすすめの手法なので、ぜひ活用してください。こうした作業省略は非常に重要な過程になりますので、最初の下準備が大切になります。早く作ろうと思ってとりあえず入力していくのは、かえって遠回りになることを頭に入れておきましょう。
住所録作成の初心者のまとめ
このように、住所録は営業戦略上非常に重要なツールになりますので、目的に応じた情報が瞬時にはじき出されるように作成しましょう。そのために詳細な項目を作っておかなければなりませんし、実際に作り始める前の下準備をしっかりとしておく必要があるわけです。そして、一番大変な行程は入力作業です。極力手間がかからない方法をいつも考え、それに応じた準備をしっかりとしておきましょう。また、この情報は個人情報がたくさん詰まった重要機密データであることも認識しておきましょう。万が一流出し悪用されてしまったとなると、被る損害は計り知れません。開封パスや編集パスを厳密に管理し、そのマスタデータの保管場所も十分気をつけておきましょう。
住所録作成の歴史
近年ではダイレクトメールやルート訪問など、営業の一環に必要な情報として重要視されている住所録ですが、最近ではパソコンの普及により様々な管理方法、作成方法があります。ここではエクセルの作成方法についてお話ししましたが、住所録作成ソフトも多様なものが販売されています。これは、個人向けか企業向けかにもよりますし、年賀状を出すだけのものか営業管理をするためのものかという、その情報をどのように利用するかにもよって変わってきます。また、その情報の共有はクラウド化されつつあり、パソコン以外のデバイスで閲覧はもちろん、売上入力や編集もできるようになっています。それだけ、流出の危険性もあるわけですが、昔も今も非常に重要なデータであるには変わりありません。
初心者におすすめの住所録作成
初心者にとって、住所録とはどのようなものでどのように扱われるものなのかを理解する上でも、いきなり専用ソフトを使ってやり始めるよりは、まずはエクセルでの作成を行ってみることをおすすめします。エクセルでの作成はソフト購入のコストカットにもなりますし、第一、初心者にはどの住所録ソフトがベストなのかもわかりません。まずは、自分がこの住所録をどのように使いたいのかということに向き合うためにも、手間はかかりますがエクセルで作成してみてください。そうすることで、自分が扱う情報を管理するために最適な仕様のソフトが見つかるはずです。形から入るのではなく、その情報を最大限に効率よく活用することを考えることを、強くおすすめします。
